Personalestyrelsen udgav i sidste uge sin nye vejledning for håndtering af sager med inhabilitet. Her skriver personaledirektør Laila Reenberg, at chefer i Forsvaret gerne må danne par med deres næstkommanderende. Vejledningen nævner ikke notatpligten med ét ord og er dermed ikke bare mangelfuld, men kan slet ikke kaldes for en vejledning, mener professor.

Torsdag i sidste uge udkom Forsvarsministeriets Personalestyrelses “Vejledning om håndtering af inhabilitet som følge af personlige relationer mv. mellem medarbejdere på Forsvarsministeriets område“. Den er resultatet af de mange sager om inhabilitet, som OLFI afdækkede i efteråret, og som bl.a. involverede departementschef Thomas Ahrenkiel, forsvarschef Bjørn Bisserup, personaledirektør Laila Reenberg, finansdirektør AE og hærchef Hans-Christian Mathiesen.

Den nye vejledning er skrevet af personaledirektør Laila Reenberg, som selv er gift med kommandør Anders Friis, der i august blev beordret i stillingen som chef 2. Eskadre, uden at denne blev slået op. Sagen betalte Forsvarsministeriet Kammeradvokaten for at undersøge, og selv om to juraprofessorer var uenige i konklusionen, kom Kammeradvokaten frem til, at forvaltningslovens regler var overholdt.

Sagen var dog sammen med de øvrige sager medvirkende til, at “vi nu indleder en oplysningskampagne om indholdet af habilitetsreglerne”, som forsvarsministeren i januar udtrykte det over for OLFI. “Oplysningskampagnen” er således på fire sider med halvanden sides bilag, som nu er sendt ud til chefer i Forsvarsministeriet.

Beskriver forholdet mellem finansdirektøren og hendes kæreste

Men havde Forsvarsministeriets ansatte regnet med, at vejledningen også indeholdt gode råd om, hvor tætte relationer man kan have til sine nærmeste kolleger, må de tro om igen. Tvært imod fastslår vejledningen, at man godt kan være chef og næstkommanderende som mand og kone eller kærestepar, når man er ansat under Forsvarsministeriet.

Det fremgår af vejledningens bilag med eksempler på inhabilitet. Eksempel 1 i bilaget virker som skrevet direkte på baggrund af den verserende sag om Forsvarskommandoens finansdirektør, AE, og hendes tidligere vicechef i form af en oberstløjtnant, som hun udviklede et kæresteforhold til og nu har fået et barn med.

Artiklen fortsætter under billedet …

»En chef indleder et forhold til sin næstkommanderende. Der er tale om et direkte over-underordnelsesforhold, hvorfor chefen som klart udgangspunkt er inhabil i forhold til sager, hvor den næstkommanderende har en særlig personlig eller økonomisk interesse, fx sager om løn eller forfremmelse af den pågældende. Chefen skal underrette sin overordnede om forholdet, når der opstår konkrete situationer med mulig inhabilitet, så den overordnede kan træffe afgørelse i sagen,« skriver Laila Reenberg.

Men i stedet for indføre en regel om, at man som chef og næstkommanderende under Forsvarsministeriet ikke kan være kærester eller mand og kone, sanktionerer personaledirektøren sådanne relationer.

»Det bør endvidere overvejes, om der fast skal etableres en anden sags- og beslutningsgang i sager omhandlende den næstkommanderende med henblik på at sikre, at chefen ikke uforvarende og i strid med habilitetsreglerne bliver inddraget i sager om den næstkommanderendes forhold,« skriver hun.

Når direktøren er inhabil, er vicedirektøren det også

I vejledningen beskriver Laila Reenberg også, hvordan man skal agere, når chefen eller direktøren er inhabil. Den situation har hun selv stået i et utal af gange, når hendes ægtefælle i form af Anders Friis har søgt stillinger på Forsvarsministeriets område, hvor Laila Reenberg altså er øverste HR-chef.

»Hvis en chef er inhabil i behandlingen af en sag, så er udgangspunktet, at chefens medarbejdere heller ikke må behandle sagen,« står der i vejledningen.

Artiklen fortsætter under billedet …

Vejledningen strider således mod den praksis, som Laila Reenberg selv har indført i Forsvarsministeriets Personalestyrelse. I august oplyste Laila Reenbergs vicedirektør, oberst Peter Wass, at han behandler og indstiller til departementet i sager, hvor hans chef i form af Laila Reenberg er inhabil. Men hvor går grænsen så? Det forklarer Laila Reenberg også i vejledningen.

»Den inhabile chefs foresatte … kan … om nødvendigt træffe beslutning om, at medarbejdere fra den inhabile chefs organisation skal bistå den, som nu har ansvaret for sagen. Det vil være tilfældet, når der til brug for behandling af en sag er et konkret og sagligt behov for medarbejdernes faglige viden for at kunne behandle sagen. Den inhabile chef skal ikke orienteres eller konsulteres. Der er i disse tilfælde ikke noget problem i, at den inhabile chefs medarbejdere – selv om deres chef ikke må medvirke i behandlingen af en sag – agerer sekretariat eller bistår med administrativ støtte til den, der er blevet ansvarlig for sagen.«

Ringede til direktørens mand og tilbød eftertragtet stilling

Da Forsvarsministeriet i november offentliggjorde Kammeradvokatens notat om Laila Reenberg, kom det frem, at vicedirektør Peter Wass i august 2018 ringede til Anders Friis og tilbød ham beordring i stillingen som chef for 2. Eskadre, inden at Forsvarsministeriets Departement havde truffet beslutning om at besætte stillingen ved beordring.

Siden har hverken Laila Reenberg eller Forsvarsministeriets Departement villet svare på, om Peter Wass’ ageren blev betragtet som aktiv deltagelse i processen eller “faglig rådgivning” og “administrativ støtte”. Men udsendelsen af den nye vejledning er det derfor relevant at stille Forsvarsministeriets Personalestyrelses direktør nogle spørgsmål omhandlende vejledningen. Men det kommer ikke til at ske.

Artiklen fortsætter under billedet …

»Laila stiller ikke op til interview, men vi besvarer selvfølgelig gerne spørgsmål, som du har til vejledningen,« skriver personalestyrelsens kommunikationschef i et svar til OLFI.

Af “Koncernens Kommunikationspolitik” fra Forsvarsministeriet fremgår det på side 14, at »når en journalist henvender sig, sørger vi for, at den rette person ringer tilbage til journalisten. Vi svarer hurtigst muligt på spørgsmålet og så vidt muligt inden deadline«. Videre kan man læse, at Forsvarsministeriet prioriterer samarbejdet med medierne som en ledelsesopgave, som indebærer, at man »som chef må gå aktivt ind i håndteringen af konkrete sager. Når der er behov for det, er det så vidt muligt cheferne, der udtaler sig til medierne«.

På baggrund af dette accepterer OLFI ikke længere at blive spist af med skriftlige udtalelser fra Forsvarsministeriets Personalestyrelse. Det er derfor ikke muligt at klarlægge, hvad Laila Reenberg egentlig mener om, hvor skillelinjen går.

Nævner ikke notatpligten med ét ord

Vejledningen indeholder flere overraskelser. Selv om den udgør en del af forsvarsminister Claus Hjort Frederiksens “oplysningskampagne” og har til formål med ministeren egne ord at »sikre, at det ligger på rygraden hos alle, hvornår der kan være en problemstilling om inhabilitet, og hvordan man skal håndtere den« – så har den et sort hul.

Kigger man på Ombudsmandens hjemmeside, kan man læse, at »en myndighed har notatpligt i afgørelsessager, når den mundtligt eller på anden måde modtager oplysninger om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse«. Videre kan man læse, at »pligten til at tage notat er med til at sikre, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i sagen (dokumentationshensyn), og vil også kunne give mulighed for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt (kontrolhensyn)«.

Artiklen fortsætter under billedet …

Ikke desto mindre er notatpligten ikke nævnt med ét eneste ord i personalestyrelsens vejledning om, hvordan man håndterer sager om inhabilitet. Tvært imod bruger Laila Reenberg formuleringer som »bør« og »kan« og undlader konsekvent »skal«:

»Du bør i forbindelse med en vurdering af en medarbejders inhabilitet overveje, om du skal sikre dokumentation ved at notere underretning, overvejelser og konklusion. Det kan således være i både din og medarbejderens interesse, at vurderingen foreligger skriftligt, så der ikke senere kan opstå tvivl om, hvorvidt sagen er behandlet sagligt og korrekt. Det gælder uanset, om det er vurderingen, at medarbejderen er inhabil eller ej. Det bør samtidig fremgå, hvem sagen overdrages til, hvis medarbejderen vurderes inhabil.«

Direktør undlod selv at underrette og tage notater

Netop denne udeladelse er opsigtsvækkende al den stund, at Laila Reenberg i forbindelse med Kammeradvokatens undersøgelse af hende selv fik kritik for ikke løbende at have taget notater de 12 gange, hvor hun har været inhabil i forbindelse med Anders Friis’ ansøgninger og udnævnelser. Da OLFI søgte aktindsigt i Laila Reenbergs underretninger og notater om sin egen inhabilitet, var svaret meget klart.

»Forsvarsministeriet har foretaget en søgning i ministeriets elektroniske journalsystem mv. med henblik på at identificere dokumenter, der er omfattet af Deres aktindsigtsanmodning. Ministeriet har i den forbindelse identificeret ét dokument, der vurderes at være omfattet af aktindsigtsanmodningen.«

Det pågældende dokument var en mail fra Laila Reenberg stilet til en underordnet med departementet “Cc”, som ifølge to eksperter ikke var en korrekt underretning. På Aalborg Universitet er Sten Bønsing professor i jura og en af landets førende ekspert i forvaltningsret. Han har fulgt de mange sager om inhabilitet i Forsvarsministeriet siden efteråret og kender derfor sagerne indgående. Ifølge ham er både lovgivningen og Ombudsmandens retningslinjer klare, og han er derfor overrasket over, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse udgiver en vejledning om inhabilitet uden at nævne notatpligten med ét ord.

»Det burde fremgå. Vejledningen er ikke vejledende, men mangelfuld, når den ikke orienterer om notatpligten. Der er ikke tvivl om, at i de situationer, hvor man kommer til en konklusion om, at en medarbejder er inhabil, der skal der laves et notat. ”

Bare ikke i Forsvarsministeret.