INTERVIEW: Laila Reenberg erkender som direktør Forsvarsministeriets Personalestyrelse, at det nye IT-system for registrering af arbejdstid blandt medarbejderne volder mange problemer. Men personalestyrelsen arbejder sammen med leverandøren målrettet på at løse alle problemer, lover hun. Her kan du høre hende forklare baggrunden for nogle af alle frustrationerne.

Det har været en tung begyndelse på det nye år for Forsvarsministeriets Personalestyrelse. I oktober tog styrelsen et nyt IT-system til registrering af arbejdstid i brug for de omkring 24.000 ansatte på Forsvarsministeriets område, og siden har kritikken haglet ned over såvel styrelsen som IT-systemet. På trods af afsluttede og godkendte indtastninger i det nye system, kommer der fejlbehæftede opgørelser ud i den anden ende, og det har resulteret i et lønkaos for i hvert fald 650 medarbejdere.

Men også andre er påvirkede af problemerne – ikke mindst de chefer, som skal godkende arbejdstid og i øjeblikket gør det i blinde. Laila Reenberg er direktør i Forsvarsministeriets Personalestyrelse og dermed ansvarlig for, at det nye IT-system til 103 mio. kr. virker. Ifølge hende går det fremad med at løse problemerne, men mange ansatte er stadig berørte.

Læs også: Personalestyrelsen beklager fortsat lønkaos og problemer med arbejdstid

»Alle dem, der kun får ”fast løn og faste tillæg”, får det, som de skal have. Men nogle af de variable ydelser går i fejl, og de medarbejdere, der får dem, er også dem, der er ramt. Det var før jul 650 medarbejdere. Vi er i disse timer ved at opgøre, hvor mange der går i fejl med udgangen af januar. Det er vores klare formodning, at det er et væsentligt lavere tal. Men jeg tør ikke sige det, før jeg har set det,« forklarer hun.

Alle skal nok få det, som de skal have

Fejlene retter personalestyrelsen sammen med leverandøren, som er IBM. Når det er sket, skal der efterfølgende også foretages en ”oprydning” i den enkeltes løn. Ifølge Laila Reenberg ligger alle medarbejdernes indtastede data om arbejdstid i systemet, og udfordringerne drejer sig derfor udelukkende om at få systemet til at lave de rigtige udregninger.

»Når først vi har fået ryddet op, vil alle få det, som de skal have.«

Hvor mange er ramt af problemerne?
»Det rammer nogle hundrede ud af de 24.000 ansatte, og det er slemt nok. Derudover virker visningen i systemet heller ikke endnu, og det er noget af det, som vi bakser med. Det giver selvfølgelig frustration. Vi har ca. 800 såkaldte tidsadministratorer, som sidder ude i de spidse ender og i de administrative fællesskaber, som skal få det til at fungere lokalt. De har det hårdt lige nu, fordi medarbejderne kontakter dem for at høre, hvad der er op og ned.«

En del af kritikken har gået på, hvorfor personalestyrelsen lancerede det nye IT-system uden at have testet det tilstrækkeligt. Men systemet har været testet grundigt, fortæller Laila Reenberg.

»Vi har testet systemet i sammenlagt 10 måneder. Leverandøren har testet det i fire måneder, og vi har testet det i seks måneder. Det har vi gjort sammen med de samme tidsadministratorer. Vi har 850 arbejdstidsregler i forskellige kombinationer, og det er desværre altid sådan, at der vil ske fejl, når et nyt system kommer ud i det rigtige miljø. Men nu skal vi have styr på det, og der skal helst ikke opstå flere fejl.«

Genudbud nødvendiggjorde fremrykning af lanceringen til før årsskiftet

En anden del af kritikken retter sig mod tidpunktet for lanceringen af det nye IT-system op til et årsskifte med alle de problemer, som det også medfører.

Hvorfor ventede i ikke til januar, så I undgik alle problemerne, der knytter sig til et årsskifte?
»Det er en rigtig god pointe, og det ville jeg også ønske, at vi kunne have gjort. Det lå i den oprindelige plan at rulle det ud primo 2020. Men fordi der skal laves et genudbud for driften af computersystemet DeMars, var vi nødt til at fremrykke lanceringen. Man må ikke udvikle noget nyt, samtidig med at der kører et udbud. Derfor var vi nødt til at gøre det i efteråret. Det har kompliceret det i forhold til årsafslutningen. Gennem et tæt samarbejde med økonomifolkene på tjenestestederne er årsafslutningen dog kommet i mål. Men det har været med til at give en masse ekstraarbejde.«

I skriver, at det vil være på plads i midten af februar. Hvor stor er sandsynligheden for, at det holder?
»Jeg tør ikke at sætte en procentsats på. Men det er forventning og det, som vi arbejder hen i mod med både aften- og weekendarbejde for vores egne medarbejdere og for leverandørens. Der er en kontrakt med leverandøren om, hvor mange småfejl der må være, før de kan aflevere projektet. Vi er endnu ikke der, hvor de kan aflevere projektet endeligt. Og vi giver ikke slip på projektet, før det er i en tilstand, hvor vi mener at kunne aflevere det til daglig drift. Når vi får det afleveret, forlænger vi den periode, hvor vi giver ekstra support til brugerne og alle vores tidsadministratorer.«

Hvad siger du til den kritik, der kommer fra såvel organisationerne som frustrerede medarbejdere?
»Jeg beklager meget. Jeg er ked af, at vi udsætter ikke mindst vores tidsadministratorer, for det her, og at det ikke virker. Jeg kan kun beklage og sige, at vi gør, hvad vi kan for at fikse det,« siger Laila Reenberg.