INTERVIEW: Forsvarets nye organisering i civile styrelser under Forsvarsministeriets departement har fået mange drøje hug for at være administrativt tung, bureaukratisk og skabe utilsigtede flaskehalse. Ikke mindst på HR-området, hvor Laila Reenberg er direktør i Forsvarsministeriets Personalestyrelse. Hun har lyttet, men deler ikke al kritikken.

Hun står i spidsen for en tung organisation med alt for meget bureaukrati, langsommelig betjening med fokus det forkerte sted og alt for mange civile under sig i forhold til militære medarbejdere. En civil supertanker, som hellere sejler administrative opgaver for at please Forsvarsministeriets departement end med mandskab og materiel i topfart for Forsvarets operative enheder. Sådan lyder i hvert fald noget af den kritik, som gennem de seneste måneder er rettet mod Forsvarsministeriets styrelser – herunder personalestyrelsen og direktør Laila Reenberg.

Som chef i en af de nye civile styrelser under departementet må Laila Reenberg lægge ører til megen kritik såvel direkte som indirekte. En del af den er fremført i officerernes fagblad og her på OLFI gennem interview med regimentschef Søren Andersen fra Telegrafregimentet i Fredericia, med skibscheferne Søren Kjeldsen og Niels Markussen fra 1. Eskadre i Nordatlanten og ikke mindst af oberst Henrik Kanstrup med flyvernavnet LAN, som er chef for Helicopter Wing på Flyvestation Karup.

Læs også: Besparelser æder Forsvarets ansatte: Ramt af stress og skilsmisser

Laila Reenberg kan af naturlige årsager ikke svare på den kritik, som handler om forhold i de andre civile styrelser under departementet. Men hun »vil meget gerne« svare på kritikken rettet mod personaleområdet og give sit syn på sagerne. Derfor sagde hun også prompte ja, da OLFI kontaktede Forsvarsministeriets Personalestyrelse for at bede om et interview med direktøren for det hele.

Laila Reenberg lægger ikke skjul på, at hun både har læst artiklerne i OFFICEREN og på OLFI – og lyttet til kritikken. Den har også gjort indtryk, og den har forårsaget nye tiltag, der skal rette op på de ting, som halter. Omvendt vil direktøren gerne mane en misforståelse fuldstændigt i jorden. For det er ganske enkelt ikke korrekt, som nogle påstår, at hun og hendes medarbejdere er mere opsatte på at løse opgaver for Forsvarsministeriets departementet end de operative enheder.

Artiklen fortsætter under billedet …

»Hvis jeg vækker mine medarbejdere kl 3 om natten, så vil både militære som civile svare, at vi er her for at hjælpe Forsvaret med at løse deres opgaver. Opfattelsen blandt alle medarbejderne er, at vi er en del af Forsvaret. Så jeg er ærgerlig, hvis opfattelsen i Forsvaret er, at vi er til for nogle andre,« siger Laila Reenberg.

Virkeligheden er en anden længere ude i strukturen

Hun mener, at HR-området historisk set altid har været og altid vil være udsat for kritik. Det skyldes, at området omhandler de grundlæggende forhold for medarbejdernes arbejdsliv som løn, arbejdssted, arbejdsvilkår, udviklingsmuligheder og karrieforløb.

»Jeg har været i denne butik i snart 30 år, og i al den tid har HR været et udskældt område. Da man oprettede Forsvarets Personeltjeneste lød kritikken, at centraliseringen ikke kunne følge med, og at der var mange fejl. Før det foregik personelforvaltningen på flere niveauer. Det var også galt og meget udskældt. Men jeg tolker det som noget positivt og ekstra motiverende at arbejde med et område, som er vigtigt for alle medarbejdere, og som alle derfor har en holdning til,« siger Laila Reenberg.

I forbindelse med det eksisterende forsvarsforlig gældende fra 2013-2017 blev der lavet grundlæggende om på såvel uddannelsessystemet som hele HR-området, og som en del af forliget blev en række tjenester lagt ind under Forsvarsministeriets departement som selvstændige civile styrelser. Et af områderne var HR, som resulterede i oprettelsen af Forsvarsministeries Personalestyrelse – i daglig tale FPS – i 2014. Ifølge Laila Reenberg rettede den nye personalestyrelse i overensstemmelse med HR strategien i første omgang indsatsen mod myndigheder på niveau 0, I og II, og her viser en række brugerundersøgelser, at tilfredsheden med personalestyrelsens indsats er stor. Anderledes ser det ud, når Laila Reenberg møder medarbejdere på lavere niveauer.

Artiklen fortsætter under billedet …

»Jeg kommer selv rundt og taler med chefer og medarbejdere længere ude i strukturen, og det er en anden virkelighed, som jeg møder der. Det har selvfølgelig fået mig til at overveje, hvordan vi i FPS kan justere vores fokus og vores kundeopfattelse. Vi skal bruge flere kræfter på dem, som ikke føler, at de får den nødvendige hjælp fra os. Selvfølgelig er forsvarschefen, chefen for Hjemmeværnet og direktøren for Beredskabsstyrelsen vores kunder. Men skåret ind til benet skal vi understøtte dem i den spidse ende, som leverer kerneopgaven – ellers har vi ingen berettigelse, og så skal vi nedlægges. I det kundebillede bliver vi nødt til at sige, at alle medarbejderne i Forsvaret er vores kunder. Det arbejder vi hårdt på at finde ud af, hvordan vi kan gøre, med de ressourcer vi har,« siger Laila Reenberg.

Anerkender ikke præmissen om civile kontra militære

Vi mødes på hendes kontor i Forsvarsministeriets Personalestyrelse, som har hjemme i en identitetsløs kontorbygning på Lautruphøj i Ballerup et stenkast fra Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse. Netop Ballerup som epicenter for to af de vigtigste styrelser udgør ifølge oberst Henrik Kanstrup fra Karup et af problemerne, fordi Flyvevåbnets wings alle ligger i Jylland, og at det derfor er endog meget svært at tiltrække militære medarbejdere til det, som vi kan kalde udkants-København. Med flådestationer i Korsør og Frederikshavn og kaserner i Slagelse og Jylland er det et problem, som også gør sig gældende i de andre værn.

Artiklen fortsætter under billedet …

Men det er ikke et problem, som Laila Reenberg genkender. I det hele taget anerkender hun ikke præmissen om, at der er for mange civile ansatte i styrelserne under departementet.

»Jeg kan ikke modsige, hvis det er opfattelsen, at vi har for mange civile medarbejdere. Men jeg synes grundlæggende, at det ser fornuftigt ud,« siger hun.

Er det ikke korrekt, at der gennem de seneste år er kommet langt flere civile medarbejdere, og at der med det kommende forlig skal være endnu flere i stedet for militære?

»Jo, det er korrekt i visse dele af systemet. Men hvis man som eksempel ser på økonomiområdet, så var Forsvaret et af de mest udskældte områder i staten på grund af dårlig økonomistyring og budgetoverskridelser. Det var hverken befordrende for Forsvarets omdømme eller for den enkelte medarbejder. Det er der kommet fuldstændigt styr på. Så kan man da godt lidt sarkastisk tale om regnearksledelse. Men jeg tror og håber ikke, at der er noget område med så store bevillinger som Forsvarsministeriets område, der ikke gør brug af regneark og en stram og proaktiv økonomistyring. Det er en forudsætning for alt det andet og skal understøtte, at andre kan koncentrere sig om kerneopgaven. Jeg tror, at det er bedst, at vi sætter økonomer til at styre økonomien – i samarbejde med de militære medarbejdere. For økonomerne skal ikke bestemme, hvad pengene skal bruges til. Men de skal understøtte det militære,« siger Laila Reenberg.

For hende handler det grundlæggende om kompetencer, og at de civile i samarbejde med militært ansatte kan løse opgaver, som understøtter Forsvaret. Og at de civile økonomer, jurister, HR-konsulenter, kommunikations- og marketingfolk har nogle kompetencer, som hjælper og understøtter den militære opgaveløsning.

»Det er vigtigt at forstå, at vi tilsammen bliver bedre, fordi vi kan noget forskelligt.«

Ansøgningssystemet skaber uhensigtsmæssige flaskehalse

Som et led i hele omlægningen af personaleområdet gik man bort fra tjenestemandsansættelser og over til overenskomstansættelser, og man indførte samtidig et ansættelsessystem, hvor medarbejdere skal søge deres egne stillinger. Det skulle sikre, at medarbejderne fik en langt større indflydelse på, hvilken vej deres egen karriere skulle udvikle sig. Efter tre år virker systemet efter hensigten på nogle områder, mens det har skabt nye udfordringer på andre.

Ifølge kritikkerne opstår der flaskehalse, fordi ansøgningsrunder bremser flowet og får systemet til at sande til, når der ikke længere foregår en løbende udskiftning på alle pladser. Samtidig stjæler ansættelsessystemet kostbar tid og bliver oplevet som bureaukratisk, fordi de operative enheder skal bruge ressourcer på at skrive stillingsopslaget, få det godkendt af HR-konsulenter i personalestyrelsen, gennemføre samtalerne og efterfølgende forhandle løn- og ansættelsesvilkår på plads med den valgte kandidat. Inden den nye medarbejder begynder i stillingen, kan der nemt gå måneder.

Denne problemstilling adresserede skibscheferne Søren Kjeldsen og Niels Markussen fra 1. Eskadre, da de fortalte om, hvordan den langsommelige ansættelsesprocedure ofte resulterer i, at de må ”sejle for kort” – nogle gange med mangler i besætningerne på over 15 pct. Dette til trods for, at de ofte havde friske medarbejdere klar i kulissen, men som ikke kunne få lov at påmønstre, fordi formalia med ansættelse ikke er på plads. Den kritik har Laila Reenberg lyttet til og også handlet på.

Artiklen fortsætter under billedet …

»Jeg kan ikke gøre noget ved, om de sejler for kort. Men jeg kan gøre noget ved hastigheden, og det har vi gjort ved at se på, hvordan vi kan være med til at lette bureaukratiet og tidsforbruget. En løsning kan være, at de kan ”beordre” en, som alligevel står klar og gerne vil påmønstre i stedet for at skulle gennem en traditionel ansøgningsrunde,« siger Laila Reenberg.

Viser dette eksempel ikke, at systemet skaber unødige barrierer og ikke virker efter hensigten?

»Jeg synes, at det viser, at vi løbende løser de udfordringer, som opstår hen ad vejen,« siger Laila Reenberg.

Vi finder altid hullerne i osten

En anden udfordring ved ansættelsessystemet har vist sig at være, at det ikke fungerer optimalt uden muligheden for beordring i stillinger. Netop dette forhold har betydet, at man i personalestyrelsen hele tiden har kaldt det nye ansættelsessystem for ”bemandingssystemet”. Laila Reenberg mener, at det i en organisation som Forsvaret er både naturligt og nødvendigt også at kunne beordre folk i en bestemt stilling. Men omvendt er det noget, som hun gerne vil begrænse.

»Udgangspunktet er, at man skal søge. Der er dog funktionsbestemte hensyn, som betyder, at det nogle gange kan være nødvendigt at beordre i en stilling. Det kan i nogle situationer også give god mening og være i alles interesse at bytte rundt på 2-3 medarbejdere på samme niveau. Men vi vil meget nødig lave ”hårde” beordringer, fordi de virker som gift på hele systemet. Ingen bryder sig om at blive tvunget til noget. Derfor handler det også meget om dialog,« siger Laila Reenberg.

Og lad os så slutte denne omgang med en lille bordbøn til desserten fra Laila Reenberg.

»Som system er vi gode til at finde hullerne i osten. Både officerer og jurister er uddannet og opdraget til at lede efter svagheder for at kunne imødegå dem. Men vi skal nogle gange også huske på, at mange af os kun har været her så længe, fordi Forsvaret er en fantastisk arbejdsplads både for militære og civile medarbejdere. Det siger jeg ikke, fordi vi ikke hele tiden skal bestræbe os på at gøre tingene bedre. Vi skal bare passe på, at vi ikke overser osten og taler os ned i et sort hul.«

Denne artikel er lavet i samarbejde med Hovedorganisationen af Officerer i Danmark (HOD) og publiceret i fagbladet OFFICEREN nummer 6/2017.