BLOG: Stillingsbestemte mailadresser koster frustrationer og uanede mængder spildte arbejdstimer, hver gang en medarbejder skifter stilling. Spildet løber formentlig op i et tocifret millionbeløb på årsbasis. Brug forliget til at give medarbejderne nye mailadresser, som knytter sig til navne i stedet for stillinger.

Om lidt bliver der vedtaget et nyt forsvarsforlig, og det betyder, at de fleste af Forsvarets medarbejdere vil opleve ændringer i organisationen. Det betyder også, at de fleste skal have en ny emailadresse, og derved udgør forliget en gylden mulighed for at gøre op med en af de mest ressourcekrævende selvpålagte plager, som Forsvaret døjer med: De stillingsbestemte mailadresser.

I de fleste organisationer har medarbejderne en mailadresse, som afspejler deres navn. Det gør, at man naturligt ved, hvem man sender en mail til, og det betyder, at medarbejderne kan beholde den samme mailadresse i al den tid, som de arbejder i virksomheden, også selvom de flytter rundt i organisationen.

Sådan er det ikke i Forsvaret. Vi har i stedet opbygget mailadresserne ud fra medarbejdernes placering i organisationshierarkiet, og det er grunden til, at vi har nogle mailadresser, der for udenforstående ligner tilfældigt sammensatte kombinationer af tal, bogstaver og bindestreger. Det betyder, at enhver ændring skaber et behov for at nedlægge medarbejdernes Exchange-profil og at oprette en ny med at andet navn. Det kan enten være fordi medarbejderen har fået en ny funktion, eller det kan være, fordi ledelsen har besluttet en eller anden organisationsændring højere oppe i hierarkiet.

Har skiftet mailadresse otte gange på 10 år

Personligt har jeg skiftet mailadresse otte gange i løbet af de seneste 10 år, og hver gang har det betydet, at jeg skulle lave en lokal backup af den gamle profil, få den nedlagt, få oprettet den nye profil, vente et døgn, logge på og indlæse backuppen. Samlet er det en opgave, som afhængigt af teknisk snilde og mængden af data tager op imod to arbejdsdage. Dertil kommer alt muligt bøvl med dobbelte profiler, såfremt en anden medarbejder tidligere har haft den samme mailadresse, for Exchange er tydeligvis ikke designet ud fra en filosofi om, at brugerne overtager hinandens profilnavne på kryds og tværs.

For den enkelte medarbejder er det en begrænset irritation at håndtere sin mailadresse. Personligt har jeg eksempelvis lært at acceptere, at der skal indlægges et kvarter i ny og næ til at håndtere problemer, når min forgængers profil stadig spøger i systemet. Men hvis man lægger det sammen for alle medarbejdere, løber det op i temmelig meget arbejdstid.

Hvis vi for eksemplets skyld siger, at hver medarbejder i gennemsnit bruger fire timer om året på opgaver relateret til at skifte mailadresse, så giver det omtrent 10.000 arbejdsdage i alt om året. Det svarer til 45 fuldtidsstillinger! Den arbejdstid er gået med ting som opsætning af nye mailadresser, backup og indlæsning af backup, genopsætning af emailsignatur, opsætning af synkronisering med smartphone, genopsætning af delte kalendere, løsning af problemer med .ost-filer og .FORSVARET-profiler, genopsætning af teamsite-rettigheder osv.

Omregnet til penge koster tre årsværk vel omkring en mio. kr., så det er 15 mio. kr. om året, som medarbejderne bruger på at skifte mailadresser. Men dertil kommer, at vi også har IT-medarbejde til at håndtere den tekniske side af flytningen og at yde support. Jeg ved ikke, hvor mange årsværk for IT-supportere, det kræver at håndtere mailadresser. Men hvis vi antager, at det er 15 styk, så er det 5 millioner kroner ekstra. Endeligt er der løse udgifter som eksempelvis ekstra arbejdstid for alle de andre medarbejdere til at holde styr på de skiftende mailadresser. Det er ekstra bøvl, som det er svært at prissætte, fordi information ryger ned i et sort hul, og ingen er klar over, at den er forsvundet. Den slags løse udgifter vil jeg anslå til 5 millioner kroner om året.

Forsvaret kunne frigøre 150 mio. kr. i den kommende forligsperiode

Mit regnestykke – som jeg vil tro skyder for lavt – viser altså, at Forsvaret bruger 25 millioner kroner om året alene på at mailadresserne skal afspejle organisationshierarkiet. Hvis vi kunne leve med at have mailadresser, som afspejlede medarbejdernes navne, kunne der hen over næste forligsperiode frigøres 150 millioner kroner, som kunne bruges på noget andet.

Kongstanken i opbygningen af Forsvaret mailadressesystem er, at man ved at kende organisationen kan sende en mail til en bestemt funktion, uagtet at man ikke ved, hvilken person, der sidder i stillingen. Det kan faktisk være ret smart nogle gange, selvom jeg vil tro, at det er mindre brugt, end opfinderne af systemet havde regnet med. I virkeligheden er det sjældent, at vi sender mails til hinanden, uden at vide hvem modtageren er. Men det heldige er, at man sagtens kan bevare denne funktionalitet, selvom man laver det grundlæggende mailsystem om. Exchange har nemlig funktioner til både videresendelse og mailalias. Det vigtige er bare, at der bagved skal ligge en fast Exchange-konto, som er personlig for medarbejderen, og som aldrig bliver lavet om.

Så hvis man gerne vil fortsætte de stillingsbestemte mailadresser, kan man oprette dem som et alias, så man ved stillingsskift kan ændre stabsnummeret, uden at medarbejderen skal ændre hele sin profil. Men jeg tror faktisk ikke at vi vil savne de stabsnummerbaserede mailadresser, når de først er væk, for man kan opnå det samme ved bare at sørge for at have sine stillingsoplysninger opdateret i adressebogen.

Så min opfordring skal være, at når nu forliget rammer, og de fleste af os skal have nye mailadresser, så lad os ændre dem til noget, der er knyttet til vores navn. Så har vi skiftet mailadresse for sidste gang i vores karriere. Og som bonus vil vi have fået en mailadresse, som også mennesker uden for vores egen afdeling kan forstå.