Forsvaret spilder formuer på at skifte mailadresser

17
Forsvarets brug af stillilingsbestemte mailadresser koster formentlig adskillige mio kr. om året, skriver Anders Puck Nielsen. Collage: OLFI/Ernstved

BLOG: Stillingsbestemte mailadresser koster frustrationer og uanede mængder spildte arbejdstimer, hver gang en medarbejder skifter stilling. Spildet løber formentlig op i et tocifret millionbeløb på årsbasis. Brug forliget til at give medarbejderne nye mailadresser, som knytter sig til navne i stedet for stillinger.

Om lidt bliver der vedtaget et nyt forsvarsforlig, og det betyder, at de fleste af Forsvarets medarbejdere vil opleve ændringer i organisationen. Det betyder også, at de fleste skal have en ny emailadresse, og derved udgør forliget en gylden mulighed for at gøre op med en af de mest ressourcekrævende selvpålagte plager, som Forsvaret døjer med: De stillingsbestemte mailadresser.

I de fleste organisationer har medarbejderne en mailadresse, som afspejler deres navn. Det gør, at man naturligt ved, hvem man sender en mail til, og det betyder, at medarbejderne kan beholde den samme mailadresse i al den tid, som de arbejder i virksomheden, også selvom de flytter rundt i organisationen.

Sådan er det ikke i Forsvaret. Vi har i stedet opbygget mailadresserne ud fra medarbejdernes placering i organisationshierarkiet, og det er grunden til, at vi har nogle mailadresser, der for udenforstående ligner tilfældigt sammensatte kombinationer af tal, bogstaver og bindestreger. Det betyder, at enhver ændring skaber et behov for at nedlægge medarbejdernes Exchange-profil og at oprette en ny med at andet navn. Det kan enten være fordi medarbejderen har fået en ny funktion, eller det kan være, fordi ledelsen har besluttet en eller anden organisationsændring højere oppe i hierarkiet.

Har skiftet mailadresse otte gange på 10 år

Personligt har jeg skiftet mailadresse otte gange i løbet af de seneste 10 år, og hver gang har det betydet, at jeg skulle lave en lokal backup af den gamle profil, få den nedlagt, få oprettet den nye profil, vente et døgn, logge på og indlæse backuppen. Samlet er det en opgave, som afhængigt af teknisk snilde og mængden af data tager op imod to arbejdsdage. Dertil kommer alt muligt bøvl med dobbelte profiler, såfremt en anden medarbejder tidligere har haft den samme mailadresse, for Exchange er tydeligvis ikke designet ud fra en filosofi om, at brugerne overtager hinandens profilnavne på kryds og tværs.

For den enkelte medarbejder er det en begrænset irritation at håndtere sin mailadresse. Personligt har jeg eksempelvis lært at acceptere, at der skal indlægges et kvarter i ny og næ til at håndtere problemer, når min forgængers profil stadig spøger i systemet. Men hvis man lægger det sammen for alle medarbejdere, løber det op i temmelig meget arbejdstid.

Hvis vi for eksemplets skyld siger, at hver medarbejder i gennemsnit bruger fire timer om året på opgaver relateret til at skifte mailadresse, så giver det omtrent 10.000 arbejdsdage i alt om året. Det svarer til 45 fuldtidsstillinger! Den arbejdstid er gået med ting som opsætning af nye mailadresser, backup og indlæsning af backup, genopsætning af emailsignatur, opsætning af synkronisering med smartphone, genopsætning af delte kalendere, løsning af problemer med .ost-filer og .FORSVARET-profiler, genopsætning af teamsite-rettigheder osv.

Omregnet til penge koster tre årsværk vel omkring en mio. kr., så det er 15 mio. kr. om året, som medarbejderne bruger på at skifte mailadresser. Men dertil kommer, at vi også har IT-medarbejde til at håndtere den tekniske side af flytningen og at yde support. Jeg ved ikke, hvor mange årsværk for IT-supportere, det kræver at håndtere mailadresser. Men hvis vi antager, at det er 15 styk, så er det 5 millioner kroner ekstra. Endeligt er der løse udgifter som eksempelvis ekstra arbejdstid for alle de andre medarbejdere til at holde styr på de skiftende mailadresser. Det er ekstra bøvl, som det er svært at prissætte, fordi information ryger ned i et sort hul, og ingen er klar over, at den er forsvundet. Den slags løse udgifter vil jeg anslå til 5 millioner kroner om året.

Forsvaret kunne frigøre 150 mio. kr. i den kommende forligsperiode

Mit regnestykke – som jeg vil tro skyder for lavt – viser altså, at Forsvaret bruger 25 millioner kroner om året alene på at mailadresserne skal afspejle organisationshierarkiet. Hvis vi kunne leve med at have mailadresser, som afspejlede medarbejdernes navne, kunne der hen over næste forligsperiode frigøres 150 millioner kroner, som kunne bruges på noget andet.

Kongstanken i opbygningen af Forsvaret mailadressesystem er, at man ved at kende organisationen kan sende en mail til en bestemt funktion, uagtet at man ikke ved, hvilken person, der sidder i stillingen. Det kan faktisk være ret smart nogle gange, selvom jeg vil tro, at det er mindre brugt, end opfinderne af systemet havde regnet med. I virkeligheden er det sjældent, at vi sender mails til hinanden, uden at vide hvem modtageren er. Men det heldige er, at man sagtens kan bevare denne funktionalitet, selvom man laver det grundlæggende mailsystem om. Exchange har nemlig funktioner til både videresendelse og mailalias. Det vigtige er bare, at der bagved skal ligge en fast Exchange-konto, som er personlig for medarbejderen, og som aldrig bliver lavet om.

Så hvis man gerne vil fortsætte de stillingsbestemte mailadresser, kan man oprette dem som et alias, så man ved stillingsskift kan ændre stabsnummeret, uden at medarbejderen skal ændre hele sin profil. Men jeg tror faktisk ikke at vi vil savne de stabsnummerbaserede mailadresser, når de først er væk, for man kan opnå det samme ved bare at sørge for at have sine stillingsoplysninger opdateret i adressebogen.

Så min opfordring skal være, at når nu forliget rammer, og de fleste af os skal have nye mailadresser, så lad os ændre dem til noget, der er knyttet til vores navn. Så har vi skiftet mailadresse for sidste gang i vores karriere. Og som bonus vil vi have fået en mailadresse, som også mennesker uden for vores egen afdeling kan forstå.

Anders Puck Nielsen er kaptajnløjtnant og skibschef i DIANA-klassen. Han har solid erfaring med uddannelsesarbejde i Forsvaret som bl.a. sagsbehandler ved Forsvarsakademiet, underviser på Søværnets Officersskole og skibschef for et skoleskib. Han har været med til at udvikle de nye officersuddannelser og har en masteruddannelse i pædagogisk udviklingsarbejde. Privatfoto
  • Jens Bartholdy Norrby

    Arrgh, lidt ærgerligt indlæg, hvor perspektivet ”min egen” bredes ud med minimum af skyldige hensyn til andres uhyre forskellige og retfærdige behov. Jeg er grundlæggende uenig i, at forslaget ville være en fordel for alle.
    Personligt profiterer jeg af at kunne gennemsøge min organisation med omkring de tusinde medarbejdere samt andre organisatoriske enheder på kryds og tværs. Forslaget ville sende mig til Back to Square One på så mange måder.
    Jeg er grundlæggende enig i indlæggets udgangspunkt med ca. 45 årsværk, som dog ikke tager ikke højde for fradrag af mange årsværk, som ikke er online med profil og løbende tilgang af nye medarbejdere, som af samme gode grund ikke er afhængige af historik. Når vi så ned på 30 eller færre årsværk?
    Lønudgiften fastsættes ud fra afregnet gennemsnitspris på ”hyldemikset” med tre for en mio. – som forfatteren fornuftigt nok angiver – og giver således og ikke uventet jf. min beregning 10 og ikke 15 mio. kr.
    Min påstand skal være, at forsvaret kan siges at være nådigt sluppet med KUN at skulle aflevere op til 10 mio. kr. til skatteyderbetalte lønudgifter til en del af de (måske alt for?) mange organisationsændringer.

  • Jeppe Plenge Trautner

    Anders,
    (1) Et årsværk koster i gennemsnit 530.000 plus omkring 100-180.000 i accessoriske personeludgifter.
    (2) Hvis ikke vi skiftede mailadresser konstant risikerede vi at akkumulere og dele viden, hvilket er stik imod hensigten med Outlook, FIIN generelt og Captia I særdeleshed.
    (3) Ikke alene er danske løsninger per definition bedst, de er de eneste tænkelige. Enhver samtale uden for denne kasse er –
    som du ser – uønsket:-)

    • Anders Puck Nielsen

      Tænkte nok at jeg skød for lavt. 🙂

    • Jens Bartholdy Norrby

      Gennemsnitsprisen for et årsværk er irrelevant, for forsvaret udgøres jo af relativt set få dyre i generalsklassen og flere knapt så dyre i konstabelgruppen.

      • Jeppe Plenge Trautner

        Du har desværre ikke ret. Lønningerne per person er normalfordelt, hvorved snitlønnen er repræsentativ. Dette er en funktion af Forsvaret militært set forbløffende bemandingsprincipper. Dertil kommer – i denne sammenhæng – at midten og de løntunge er mere på FIIN end de ganske få unge konstabler og værnepligtige forsvaret endnu har:-) En meget stor andel af de højere lederes og chefgruppens løn er i øvrigt skjult i pensionen.

        • Jens Bartholdy Norrby

          Jeg er grundlæggende enig med dig i, at “at midten og de løntunge er mere på FIIN end de ganske få unge konstabler og værnepligtige forsvaret endnu har” – men nu har artiklens forfatter jo engang forudsat, at “hver medarbejder i gennemsnit bruger fire timer om året på opgaver relateret til at skifte mailadresse, så giver det omtrent 10.000 arbejdsdage i alt om året. Det svarer til 45 fuldtidsstillinger!” – og så kan det ikke indregnes igen… Så jeg må fastholde, at gennemsnitslønnen for den enkelte er irrelevant.
          Jeg kæmper også med at få øje på relevansen i dit udsagn om, at en “meget stor andel af de højere lederes og chefgruppens løn er i øvrigt skjult i pensionen”? Hvem er dette en udgift for?
          Hvad mener du i øvrigt med: “Dette er en funktion af Forsvaret militært set forbløffende bemandingsprincipper”?

          • Jeppe Plenge Trautner

            Jeg er på øvelse, så jeg må udskyde at svare dine rigtig gode spørgsmål til jeg er kommet hjem (og har administreret og ryddet op i mailen):-)

  • Thore Jensen Bergenstoff

    Anders…Det nuværende system giver klart bedst mening, det er normalt ikke manden men funktionen man sender mails til, og med den relativt høje udskiftning vi har i forsvaret så sikrer det nuværende system at mails lander det sted også selvom der er en ny medarbejder i funktionen alternativt ville du først skulle bruge energi (tid=penge!) på at finde navnet på den nye medarbejder i funktionen inden du kunne sende mailen det rette sted hen. I stor organisation hvor mailadresser er hængt op på navne for der oplever man rigtig ofte at mails ender forkerte steder og derfor ikke bliver behandlet eller som minimum bliver noget forsinket. Jeg har været et år i en Amerikansk stab og de sukker efter et mailssystem der bygger på funktioner..

    • Anders Puck Nielsen

      Hej Thore
      Jeg har svaret til Christian ovenfor på næsten den samme indvending. Det korte budskab er at vi allerede i dag bruger alias-funktionen, så i bund og grund er det ligemeget hvad den bagvedliggende Exchange-profil hedder så længe alias bare afspejler funktionen. Vi kan sagtens få det bedste af begge verdener.

      Mh
      Anders

  • Per Holmgaard

    Man kunne løse det ved brug af “alias” hvor man har fast bruger men frit kan ændre alias… altså det andre sender en mail til…

  • Michael Printzlau Vester

    Kunne man forestille sig en løsning som den det britiske forsvar anvender, med personlige mailadresser og kontrolpunktspostkasser på hver enkelt funktion? Det gør også at der ikke går en masse mails (relateret til funktionen) tabt eller som skal videresendes fra udgående til indkommende i funktionen. Skulle man være så heldig at der rent faktisk er en overdragelsesperiode, så kan både indkommende og udgående være koblet til funktionens postkasse i den periode.

  • Jens Vigtoft

    Christian Friss….så tror jeg DU kan noget, som selv FKIT/KAKI ikke kan. flytning af stabsnummer, flytning af mailkonti, MULTI sign-on istedet for single sign-on.
    Forsvaret er reelt teknologiske analfabeter med det vi anvender i forhold til andre.

  • Christian Friis

    Kære Anders,

    Jeg tænker at dine analyser bygger på nogle forkerte præmisser og slet ikke inddrager gevinsterne ved det nuværende system.

    For mit eget vedkommende bruger jeg ca 30 minutter på at gemme den gamle og oprette den nye profil. Med et skifte ca. hvert andet år, så opnår man ikke i nærheden af den gevinst du arbitrært har opstillet.

    Derudover vinder jeg en hel del tid på, at jeg kan slå op i Outlook på folks enhed og funktion og dermed ramme de rigtige mennesker i organisationen og ikke blot se et virvar af 20000 navne, hvor jeg bliver nødt til at gå ind på myndighedens hjemmeside for at kunne finde den rigtige enhed, endsige sagsbehandler.

    Personligt ser jeg ikke den besparelse du fremsætter som værende valid.

    • Mads Bendixen

      Jeg kender ikke til Forsvarets brug af Exchange (og Active Directory), men der er felter som “Title, Location, Department” som kan give de samme oplysninger – forudsat at man benytter dem. De er desuden synlige når man leder efter personer i den globale adresse liste (Klikker på Til/To når man skriver en mail og vil tilføje en afsender).

    • Thore Jensen Bergenstoff

      Jeg er helt enig i Christians betragtninger her…og med et års erfaring fra arbejde i en Amerikansk stab (med navne baserede email), vores system fungerer MEGET bedre. Der følger mange frustrationer og spildte kræfter med mails der forsvinder, man ikke ved hvor man skal sende hen, plus mængden af irrelevante mails man modtager fordi folk fejlagtigt tror at man har en given funktion..

      • Henrik Hansen

        Thore – kan kun give dig ret. Sidder nu paa 3. udsendelse sammen med US inden for kort tid. Det er et ‘mareridt’ med personlige mailadresser. Ikke blot det at finde den rigtige, men ogsaa med at opdatere fordelingslister i takt med, at folk roterer ind og ud.

    • Anders Puck Nielsen

      Hej Christian.
      Systemet er allerede i dag indrettet med alias. Det er bare lavet så smart at alias er næsten det samme som mailadressen. Det er derfor at vi kan undlade at skrive “@fiin.dk” når vi skriver en mailadresse i Outlook. Det eneste tidspunkt hvor jeg personligt bruger min mailadresse i stedet for mit alias er når jeg skal scanne fra en netværksprinter og skal huske at tilføje “@fiin.dk” efter mit stabsnummer.

      Jeg har vovet pelsen og vedhæftet et billede af mine egne oplysninger fra FIIN som illustration. (Det går nok, for lige om lidt flytter de formentlig skibene over i en anden division, og så skal jeg have ny mailadresse alligevel.)

      Pointen er at selve mailadressen godt kunne være noget fast som for eksempel navn@fiin.dk, og så længe alias stadig er stabsnummeret, ville man kunne bruge FIIN på helt samme måde som tidligere. Så kunne man ved stillingsskift nøjes med at ændre alias i systemet til det nye stabsnummer i stedet for at ændre hele Exchange-profilen.

      Mange hilsner
      Anders https://uploads.disquscdn.com/images/f49c9a607660021c2da3890c3f7d999d35351feed0a63d5976a43140f1eb4e19.jpg